Agilität als Standard – und ihre Schattenseiten
Agile Vorgehensmodelle gelten heute als State of the Art in IT‑Projekten. Sie bieten zahlreiche Vorteile, bergen jedoch auch Risiken, die Projekte ins Stocken bringen oder erhebliche Mehrkosten verursachen können.
Vom Lastenheft zum agilen Backlog
Früher investierten Unternehmen und Behörden viel Zeit in die detaillierte Dokumentation ihrer Anforderungen. Diese diente als Grundlage für Softwareauswahl, Ausschreibungen und Werkverträge. Ein klar definierter Leistungsumfang erleichterte zudem die juristische Absicherung bei Nichterfüllung.
Heute fehlen häufig die personellen Ressourcen oder die fachliche Erfahrung, um einen vollständigen Anforderungskatalog zu erstellen. Agile Methoden wirken hier entlastend: Der Leistungsumfang wird zunächst nur grob beschrieben und im Projektverlauf iterativ konkretisiert. Damit entfällt jedoch die Möglichkeit, einen Werkvertrag abzuschließen, da der endgültige Leistungsgegenstand zu Projektbeginn nicht hinreichend bestimmt ist.
Dienstvertrag statt Werkvertrag – und die Folgen
Agile IT‑Projekte werden daher meist als Dienstverträge durchgeführt. Damit ein solches Projekt nicht aus dem Ruder läuft, müssen Auftraggeber jedoch in der Lage sein, die erforderlichen Mitwirkungsleistungen zuverlässig zu erbringen. Genau hier entstehen in der Praxis häufig Probleme.
Hohe Erwartungen an den Softwareanbieter – und an die eigenen Mitarbeitenden
Viele Auftraggeber verlassen sich auf die fachliche Expertise des Softwareanbieters und erwarten Beratung zu effizienten Prozessen. Das setzt jedoch voraus, dass der Anbieter nicht nur methodisch, sondern auch fachlich im jeweiligen Anwendungsgebiet versiert ist. Fehlt diese Expertise, müssen die Mitarbeitenden des Auftraggebers sämtliche fachlichen Details liefern. Diese Aufgabe ist zeitintensiv und wird oft nicht eingeplant. Die Folge sind Verzögerungen, die sich durch das gesamte Projekt ziehen.
Abstimmungsprobleme zwischen Teilprojekten
In komplexen Projekten treten nicht selten Konflikte zwischen Teilprojekten auf. Erkennt der Auftragnehmer ineffiziente oder widersprüchliche Anforderungen, ist eine übergreifende Abstimmung notwendig. Dafür braucht es auf Auftraggeberseite die Bereitschaft und Fähigkeit, bestehende Abläufe während des Projekts anzupassen – ein organisatorischer Kraftakt.
Agile Entscheidungen unter Zeitdruck
Früher konnten kritische Prozesse bereits während der Anforderungserhebung identifiziert und Handlungsalternativen „in Ruhe“ überlegt werden. Im agilen Projekt müssen solche Entscheidungen unter Umständen kurzfristig getroffen werden. Je komplexer die Funktionalität, desto größer das Risiko für Verzögerungen. Mitunter zeigt sich dabei auch erst spät, dass die gewählte Softwarebasis für bestimmte Anforderungen ungeeignet ist.
Wenn Standardsoftware an Grenzen stößt
Stellt sich im Projekt heraus, dass die Standardfunktionalität nicht ausreicht oder teure Individualanpassungen nötig wären, kann der Dienstvertrag zwar jederzeit gekündigt werden. Häufig wurden aber bereits erhebliche Kosten verursacht, die der Auftraggeber nicht abschreiben möchte. Das Ergebnis: Das Projekt wird weitergeführt, obwohl kein tragfähiger Weg erkennbar ist und das Endresultat nur suboptimal ausfällt.
Entwicklungspartnerschaft als Ausweg?
Wenn Auftragnehmer eine Entwicklungspartnerschaft für die Erweiterung einer Standardsoftware anbieten, muss sich der Auftraggeber bewusst sein, dass der fachliche Input von den eigenen Personalressourcen geliefert werden muss. Die am besten geeigneten Fachleute sind im operativen Geschäft in aller Regel allerdings bereits stark belastet und können für solche Projekte nur schwer „begeistert“ werden. Es muss also kritisch hinterfragt werden, ob eine Entwicklungspartnerschaft tatsächlich der richtige Weg ist oder das Projekt besser beendet wird.
Was Auftraggeber tun müssen, um agile Projekte erfolgreich zu steuern
1. Erfahrenen Projektkoordinator einsetzen
Ein Projektkoordinator auf Auftraggeberseite sollte bereits in der Anforderungserhebung eingebunden sein. Er muss erkennen, welche Mitarbeitenden fachlich geeignet und kapazitätsmäßig verfügbar sind, um das Projekt zu unterstützen.
2. Wesentliche Anforderungen vorab erheben
Ein vollständiges Lastenheft ist nicht nötig – aber ein Anforderungskatalog, der zentrale Knackpunkte, Mengengerüste und kritische Prozesse beschreibt, ist unverzichtbar. Der Projektkoordinator muss Schwachstellen in bestehenden Abläufen erkennen und daraus grobe Anforderungen ableiten. Diese sollten frühzeitig mit der Geschäftsführung abgestimmt werden, um spätere Konflikte zu vermeiden.
3. Qualifikation des Softwareanbieters prüfen
Die fachliche Expertise der Mitarbeitenden des Anbieters im konkreten Einsatzgebiet muss vor Projektbeginn bewertet werden. Fehlende Fachkenntnisse führen sonst zu massiven Mehraufwänden auf Auftraggeberseite.
4. Früh klären, ob die schwierigsten Anforderungen lösbar sind
Bereits zu Projektbeginn muss verifiziert werden, ob die komplexesten Aufgaben mit der gewählten Software tatsächlich realistisch umgesetzt werden können. Diese Prüfung ist ein zentraler Risikofilter. Ein häufiger Fehler ist, einfache Themen zuerst zu bearbeiten und komplexe Funktionalitäten „nach hinten zu priorisieren“. Der Projektkoordinator muss sicherstellen, dass kritische Themen frühzeitig adressiert werden. Wenn sich dabei zeigt, dass zentrale Anforderungen nicht oder nur mit hohen Effizienzverlusten umsetzbar sind, muss das Projekt zeitnah auf den Prüfstand.
5. Frühzeitigen Projektstopp ermöglichen
Wenn sich abzeichnet, dass wesentliche Anforderungen nicht erfüllbar sind, muss ein Projektstopp möglich sein – auch wenn dies unangenehm ist. Ein frühzeitiger Abbruch ist oft günstiger als ein jahrelanges Weiterwursteln.
Expertise der 1A Technology Group
Die Sachverständigen der 1A Technology Group unterstützen Sie bereits in der Projektvorbereitung und bei der Partnerauswahl – damit die entscheidenden Weichen für ein erfolgreiches agiles Projekt von Beginn an richtig gestellt sind.
Sollte ein Projekt bereits in Schieflage geraten sein oder es besteht Unklarheit darüber, ob ein Projekt noch zum Erfolg geführt werden kann, können wir ebenfalls beratend zur Seite stehen.